Sheets: notas, listas y seguimiento
Arma tu planilla de notas con promedios que se calculan solos, destaca en rojo las notas bajo 4,0, lleva la asistencia con casillas y protege tus fórmulas para que nadie las borre.
Qué vas a lograr y para qué te sirve
Llevar las notas, listas y asistencia de tus cursos en Hojas de cálculo, con cálculos automáticos y sin errores de digitación.
- Ordenas, filtras e inmovilizas tu lista de curso para trabajar cómodo.
- Calculas promedios, notas con escala al 60% y porcentaje de asistencia con fórmulas.
- Destacas notas bajo 4,0, creas listas desplegables y proteges tus fórmulas.
Calcular a mano el promedio de 40 estudiantes en cinco evaluaciones es lento y se presta a errores. En una hoja escribes la fórmula una vez, la copias hacia abajo y listo: si corriges una nota, el promedio se actualiza solo. Además, la compartes con tu co-docente o con UTP sin mandar archivos por correo.
Lo esencial para tu lista de curso
Cinco pasos para pasar de la lista en papel a una planilla que trabaja por ti.
- Entiende la cuadrícula
Cada celda tiene una dirección: columna (letra) y fila (número). B2 es la columna B, fila 2. Arma tu lista así: la fila 1 para los encabezados (Estudiante, Nota 1, Nota 2…) y una fila por estudiante. Una fila es un estudiante; una columna, un dato.
Crea la hoja con sheets.new en la barra de Chrome y ponle un nombre claro: «Notas 2.° medio B · Historia · 2026». - Configura la hoja para Chile
Antes de ingresar notas: Archivo → Configuración → Configuración regional: Chile. Así las notas llevan coma decimal (4,5) y las fórmulas separan sus partes con punto y coma: =REDONDEAR(G2;1).
Si las funciones aparecen en inglés (AVERAGE, IF), en la misma ventana desmarca Usar siempre nombres de funciones en inglés. En este capítulo usamos los nombres en español. - Ordena y filtra sin desordenar
Selecciona la lista y elige Datos → Crear un filtro. Aparece un ícono en cada encabezado: desde ahí ordenas por apellido de A a Z o filtras para ver solo a quienes les falta una nota. Para quitarlo, Datos → Quitar filtro.
Nunca ordenes una columna sola: los nombres quedarían desalineados de sus notas. Con el filtro se ordena la fila completa. - Inmoviliza los encabezados
Con listas largas, deja fija la fila de títulos: Ver → Inmovilizar → 1 fila. Si además quieres ver siempre los nombres al moverte a la derecha, en el mismo menú inmoviliza hasta la columna de los nombres.
Para soltarla: Ver → Inmovilizar → Ninguna fila. - Escribe tu primera fórmula
Toda fórmula empieza con =. En la celda del promedio escribe =PROMEDIO(B2:F2) y presiona Enter. Para copiarla a todo el curso, arrastra hacia abajo el cuadradito azul de la esquina de la celda: Sheets ajusta la fila sola (B3:F3, B4:F4…). Con =SUMA(B2:K2) sumas los puntajes de una prueba.
PROMEDIO ignora las celdas vacías, pero un 0 sí cuenta. Si alguien aún no rinde, deja la celda vacía: no le pongas cero.
Para que la planilla trabaje por ti
Fórmulas para el aula, alertas visuales y protección. Todo está en todas las ediciones de Workspace for Education.
- Redondea y aplica la escala al 60%
Para dejar el promedio con un decimal, envuélvelo en REDONDEAR: =REDONDEAR(PROMEDIO(B2:F2);1). Para convertir puntaje en nota con 60% de exigencia, escribe el puntaje máximo en una celda fija y usa la fórmula de escala de la infografía: con el 60% del puntaje se obtiene un 4,0 y con el total, un 7,0.
Revisa en el reglamento de evaluación de tu colegio si las notas se redondean o se truncan: con REDONDEAR, un 3,95 queda en 4,0. - Cuenta entregas y calcula asistencia
Agrega una columna «Entregó» con casillas: selecciona las celdas → Insertar → Casilla de verificación. Luego =CONTAR.SI(I2:I41;VERDADERO) cuenta las marcadas. Para la asistencia, haz una hoja con una casilla por clase (marcada es presente) y calcula el porcentaje con la fórmula de la infografía; dale Formato → Número → Porcentaje.
Agrega la casilla de cada clase el día que la haces: una casilla vacía de una clase futura contaría como ausencia. - Destaca en rojo las notas bajo 4,0
Selecciona las columnas de notas → Formato → Formato condicional. En Aplicar formato a las celdas si, elige Menor que, escribe 4, elige un relleno rojo claro y haz clic en Listo. Cada nota bajo 4,0 que ingreses se pinta sola.
Suma otra regla con Mayor o igual que 6 en verde y verás de un vistazo quiénes pueden apoyar a sus compañeros. - Listas desplegables y rangos protegidos
Para que todos escriban lo mismo (Presente, Ausente, Atraso), selecciona las celdas → Insertar → Menú desplegable y escribe las opciones; también está en Datos → Validación de datos. Para que tu co-docente ingrese notas sin borrar tus fórmulas: selecciona la columna de promedios → Datos → Proteger hojas y rangos → Establecer permisos y deja la edición en Solo tú.
Proteger evita errores, pero no es una medida de seguridad: quien ve la hoja igual puede copiarla. Comparte los datos de tus estudiantes solo con quien los necesita. - Gráficos y respuestas de Forms
Selecciona los nombres y los promedios → Insertar → Gráfico: Sheets propone uno y lo ajustas en el panel de la derecha. Si evalúas con Forms, en la pestaña Respuestas del formulario haz clic en el ícono de Hojas de cálculo: cada respuesta llega sola como una fila nueva, lista para promediar o filtrar (capítulo 7).
Con Formato → Convertir en tabla, tu lista queda con encabezado, filtros y colores alternados en un solo paso.
Fórmulas para tu planilla de notas
Escritas con la configuración regional de Chile: coma decimal y punto y coma entre las partes de la fórmula.
| Necesitas | Escribe | Qué hace |
|---|---|---|
| Sumar puntajes | =SUMA(B2:K2) | Suma los puntajes de las preguntas de una prueba. |
| Promedio | =PROMEDIO(B2:F2) | Promedia las notas e ignora las celdas vacías. |
| Nota con un decimal | =REDONDEAR(PROMEDIO(B2:F2);1) | Deja 5,26 en 5,3 y 3,95 en 4,0. |
| Situación | =SI(G2>=4;"Aprobado";"Reprobado") | Escribe el texto según la nota y cambia solo si la corriges. |
| Entregas | =CONTAR.SI(I2:I41;VERDADERO) | Cuenta las casillas marcadas. |
| Notas bajo 4,0 | =CONTAR.SI(G2:G41;"<4") | Cuenta cuántos estudiantes están bajo 4,0. |
| Asistencia | =CONTAR.SI(C2:Z2;VERDADERO)/CONTARA(C2:Z2) | Clases con casilla marcada dividido por clases registradas. Dale formato de porcentaje. |
| Escala al 60% | =SI(B2>=0,6*$E$1;4+3*(B2-0,6*$E$1)/(0,4*$E$1);1+3*B2/(0,6*$E$1)) | Puntaje en B2 y puntaje máximo en E1: 60% del puntaje es 4,0 y el total, 7,0. Envuélvela en REDONDEAR para un decimal. |
Ejemplo: notas en las columnas B a F, promedio en G, casillas de entrega en I y 40 estudiantes en las filas 2 a 41. Los signos $ dejan fija la celda E1 cuando arrastras la fórmula hacia abajo.
Así se ve en un día real
Ingresas la última nota de Historia de 2.° medio B. El promedio se recalcula solo, se redondea a un decimal y una celda se pinta de rojo: un estudiante quedó con 3,8. Filtras la columna Situación para ver solo a quienes están en riesgo y preparas una instancia de apoyo antes del consejo de profesores.
Llevas la asistencia de tu taller en una hoja con una casilla por clase y una regla de formato condicional que pinta a quienes están bajo el 85%, el mínimo de asistencia para la promoción. El profesor jefe tiene acceso de lector y, cuando un apoderado pregunta, revisa el porcentaje sin escribirte. Como protegiste las fórmulas, tu co-docente marca asistencia sin riesgo de borrar los cálculos.
Memorice de la planilla
Da vuelta las cartas y une cada función o herramienta con lo que hace.
Cada juego suma puntos de aula a tu progreso del curso. Puedes jugar las veces que quieras: se guarda tu mejor resultado.
Da vuelta las cartas y une cada función o herramienta con lo que hace.
Cargando el juego…
Practica 5 minutos en tu cuenta
Tres preguntas para cerrar
¿Qué fórmula cuenta cuántos estudiantes marcaron la casilla «Entregó» entre I2 e I41?
CONTAR.SI cuenta las celdas que cumplen una condición; una casilla marcada vale VERDADERO.¿Cómo evitas que otro editor borre la columna de promedios?
Un rango protegido solo lo editan las personas que elijas. El resto de la hoja sigue abierta.Quieres que las notas bajo 4,0 se vean en rojo apenas las ingresas. ¿Qué usas?
El formato condicional cambia el color de la celda cuando cumple la regla, sin que hagas nada más.Tu avance quedó guardado y suma al mapa del curso.
Qué revisar antes de pedir ayuda
La fórmula da error (#ERROR!)
Las notas no se promedian o quedan alineadas a la izquierda
El formato condicional no pinta lo que espero
Alguien borró mis fórmulas
¿No se resolvió? Escríbele a OTI con estos tres datos y te ayudamos más rápido:
¿Necesitas apoyo en tu sala o una capacitación para tu departamento?Pídelo a OTI →
Fuentes: Ayuda de Sheets · Formato condicional · Ayuda de Sheets · Proteger hojas y rangos · Ayuda de Sheets · Listas desplegables · Ayuda de Sheets · Configuración regional y de cálculo. Revisado el 6 de octubre de 2026: Google actualiza sus pantallas varias veces al año; si algo se ve distinto, avísanos.